Catatan Wawancara: Cara Mencatat, Mengatur, dan Menggunakannya

Catatan wawancara adalah rekaman tertulis yang diambil selama atau segera setelah wawancara untuk mendokumentasikan poin-poin penting, pengamatan, dan keputusan. Bila digunakan dengan baik, catatan wawancara meningkatkan kejelasan, mengurangi bias, dan mendukung hasil perekrutan yang lebih baik.

Panduan ini menjelaskan seperti apa catatan wawancara yang efektif, bagaimana mencatatnya tanpa mengganggu percakapan, dan bagaimana catatan tersebut harus ditinjau setelah wawancara berakhir.

Catatan wawancara adalah pengamatan terstruktur atau semi-terstruktur yang dicatat oleh interviewer selama proses perekrutan. Biasanya mencakup tanggapan kandidat, contoh yang dibagikan, dan sinyal evaluasi.

Catatan ini menjadi titik referensi selama sesi feedback dan keputusan perekrutan.

Ingatan memudar dengan cepat setelah wawancara. Catatan wawancara menjaga keakuratan dan mencegah keputusan berdasarkan kesan semata.

Catatan yang didokumentasikan dengan baik juga mendukung keadilan dengan mendasarkan evaluasi pada bukti.

Siapa pun yang terlibat dalam mengevaluasi kandidat harus membuat catatan wawancara. Ini termasuk perekrut, manajer perekrutan, interviewer teknis, dan anggota panel.

Tanggung jawab bersama meningkatkan keseimbangan perspektif.

Catatan wawancara dapat dibuat selama wawancara, segera sesudahnya, atau keduanya. Setiap pendekatan memiliki kelebihan.

Banyak interviewer mencatat kata kunci selama percakapan dan memperluas catatan setelah wawancara selesai.

Catatan wawancara yang efektif berfokus pada substansi, bukan transkripsi. Tangkap sinyal yang memengaruhi keputusan perekrutan.

• Contoh utama yang dibagikan oleh kandidat
• Keterampilan yang ditunjukkan
• Pendekatan pengambilan keputusan
• Kejelasan komunikasi
• Kekhawatiran atau kesenjangan

Catatan wawancara harus menghindari komentar subjektif atau tidak relevan. Kesan pribadi yang tidak terkait dengan kinerja pekerjaan menimbulkan bias dan mengurangi kegunaan.

Fokus pada perilaku yang dapat diamati dan contoh konkret.

Catatan wawancara yang terstruktur membantu mengurangi bias dengan menambatkan feedback pada kriteria. Kesan bentuk bebas sering kali mendistorsi evaluasi.

Konsistensi meningkatkan keterbandingan antar kandidat.

Dalam wawancara panel, catatan wawancara menjadi sangat penting. Berbagai perspektif harus disintesis menjadi satu keputusan perekrutan.

Anggota panel harus mendokumentasikan secara mandiri sebelum mendiskusikan feedback.

Format wawancara memengaruhi gaya pencatatan. Wawancara telepon menekankan kejelasan verbal, sementara format video dan tatap muka mencakup isyarat nonverbal.

Meninjau harapan format wawancara membantu menyelaraskan catatan dengan struktur.

Catatan wawancara harus ditinjau segera setelah wawancara. Penundaan mengurangi keakuratan dan kepercayaan diri dalam mengingat.

Catatan yang jelas mendukung diskusi debriefing yang terstruktur.

Keputusan perekrutan bergantung pada masukan kolektif. Catatan wawancara memberikan bukti untuk mendukung rekomendasi.

Keputusan yang didasarkan pada catatan lebih mudah untuk dibenarkan dan ditinjau.

Catatan wawancara mungkin tunduk pada audit atau peninjauan. Dokumentasi yang jelas dan terkait pekerjaan melindungi organisasi dari risiko.

Hindari mencatat informasi pribadi yang sensitif.

Catatan digital menawarkan kemampuan pencarian dan berbagi, sementara catatan tulisan tangan mungkin terasa kurang mengganggu. Kedua pendekatan bisa efektif.

Konsistensi lebih penting daripada medianya.

Kesalahan tertentu mengurangi nilai catatan wawancara. Kesadaran membantu menjaga kualitas.

• Menulis kesan yang samar
• Mencatat pendapat tanpa contoh
• Menunda dokumentasi
• Mencampuradukkan evaluasi dengan spekulasi
• Gagal menyelaraskan catatan dengan kriteria

Kandidat juga dapat membuat catatan wawancara. Mencatat pertanyaan yang diajukan dan topik yang dibahas mendukung komunikasi follow up.

Catatan membantu kandidat mempersiapkan diri untuk tahap wawancara selanjutnya.

Catatan wawancara menginformasikan email follow up, refleksi, dan persiapan putaran berikutnya. Ingatan yang akurat memperkuat profesionalisme.

Ini sejalan dengan praktik komunikasi wawancara yang efektif di seluruh tahapan.

Catatan wawancara mengubah wawancara dari kesan berbasis ingatan menjadi keputusan berbasis bukti. Bila dicatat dengan sungguh-sungguh, mereka meningkatkan keadilan, kejelasan, dan kepercayaan diri.

Tulislah dengan niat. Tinjau dengan disiplin. Biarkan catatan memandu hasil yang lebih baik.